Tous les chemins mènent à Rome

Une application transactionnelle est nécessairement basée sur un processus déterminé d’échange entre les différents acteurs (voir Transactions). Mais un même processus peut avoir plusieurs solutions suivant l’option qui sera retenu par les concepteurs.

S’inscrire à un concours

Aujourd’hui, la plupart des écoles supérieures proposent aux étudiants de s’inscrire via un site Web. Prenons un exemple celui des dossiers d’inscription à un concours pour un métier paramédical (authentique).
code cunéiforme 2En France il existe une dizaine d’écoles publiques ou privées préparant le diplôme pour ces métiers. Les matières scientifiques à connaître sont les mêmes (physique, chimie, biologie). Mais chaque école a son propre concours et son propre dossier d’inscription. Ces dossiers comprennent tous à peu prêt les mêmes éléments :

  • un formulaire d’identification de l’étudiant qui contient les informations de base nom, âge, adresse, diplôme, nécessité ou non d‘aménager le concours pour raison médicale;
  • des pièces justificatives à fournir : copie du diplôme, copie de la carte d’identité nationale, éventuellement justificatif médical d’aménagement des conditions d’examen ;
  • Le paiement de droits d’inscription au concours.

Compte tenu de la similarité des épreuves et des dossiers d’inscriptions, les écoles auraient pu s’organiser pour n’avoir qu’un seul concours d’entrée ou une seule interface Web pour s’inscrire au concours. Les écoles d’ingénieurs le font, parfois en laissant à chaque école un certain degrés de liberté (les épreuves sont les mêmes, mais la pondération des notes peut être différente suivant la spécialité de l’école ; l’attribution de l’école par les étudiants est fonction de leur rang de classement et de leurs choix). Il n’en est rien. Chaque école paramédicale organise son concours.

Des web originaux

Passons sur l’apparence des sites, pour s’intéresser à la manière de s’inscrire que propose chacune des écoles.
Le premier site propose le formulaire en format .pdf accompagné d’un mode opératoire à télécharger : il demande de renvoyer par la Poste l’ensemble des documents accompagné d’un chèque, d’une photo, d’enveloppes timbrées pour la convocation et le résultat.
Le deuxième autorise à remplir le formulaire en ligne ; pièces justificatives et chèques doivent être envoyés par la Poste accompagnés de la photo et des enveloppes timbrées pour confirmer l’inscription.
Le troisième autorise à remplir le formulaire et à payer en ligne ; les pièces jointes continuent à arriver par la Poste, avec les enveloppes timbrées.
Le quatrième propose de remplir le formulaire, de payer et d’envoyer les pièces justificatives en ligne. Seul le justificatif médical doit être envoyé par la Poste. L’école se passe des photos et des enveloppes timbrées. Elle prévient qu’il faudra suivre sa messagerie pour recevoir la convocation.
Le cinquième propose de remplir le formulaire, de payer et d’envoyer les pièces justificatives en ligne. Mais subtile différence, le site n’accepte que les pièces en format .jpeg. Les copies au format .pdf ou .gif ne sont pas acceptée.

Les leçons

Que retenir de cela ?
Que le système de santé français ne sait pas s’organiser, mais cela n’est pas nouveau (voir la chronique Ode à Manuel ).
Que le système d’information, ce n’est pas que de la technique, mais aussi du design et de la sociologie pour s’adapter au contexte local.
Pourquoi autant de différences dans les choix ? Je n’ai pas questionné ni rencontré les auteurs de ces merveilleux sites, mais je peux tenter quelques hypothèses.
D’abord le coût. Il faut développer le site, payer une adresse logique, l’héberger (y compris la base de données des candidats avec pièces justificatives et la connexion au site bancaire pour les paiements).
Puis la compétence ; souvent la réalisation de ce type de site Web est confiée à des débutants ou des stagiaires, dont la capacité technique est limitée.
Ensuite, il y a le refus du changement, sans doute certains tiennent aux centaines de photos des candidats et aux enveloppes timbrés.
Enfin il y a l’effet retour d’investissement. S’inscrire en ligne, supprime un certains nombre de tâches a priori peu valorisantes pour l’école : plus de ressaisie des formulaires dans des fichiers informatiques, plus de manipulation et de risque de perte de chèques, plus de pièces justificatives à classer, ranger et éventuellement scanner. Toutes ces opérations ont été reportée sur le candidat au concours, mais celui gagne sur les frais de courrier et beaucoup d’actions étaient déjà faites par lui : remplissage du formulaire, copie des diplômes. Mais ces gains théoriques ne sont pas nécessairement les gains réels. L’inscription des candidats, n’a lieu qu’une partie de l’année. Même en prévoyant l’emploi d’une main d’œuvre temporaire pour renforcer les équipes en places, il faut bien les occuper le reste de l’année. Donc si ces occupations ne disparaissent pas, vous devez conserver les emplois même si vous n’avez rien à leur donner à faire pendant la période d’inscription aux examens. Donc in fine, il n’y a pas de gain au passage au numérique.
Ce problème de retour d’investissement est moins pertinent si vous décidez de modifier l’organisation des concours. Si l’on décide de regrouper ces concours et de constituer une équipe nationale, faire tout passer par le site, permet de réduire la taille de l’équipe à constituer. Autrement dit, l’évolution technologique s’accepte mieux lorsqu’elle accompagne une évolution de l’organisation.

Il y a toujours plusieurs solutions techniques à un problème. Le choix des options dépend de l’argent que l’on veut y mettre, des moyens humains pour le faire, et de l’impact sur les méthodes de travail et sur l’organisation des acteurs. Je ne sais pas quel est le mixte qui a conduit les différents maîtres d’ouvrage dans les exemples cités. Mais il est certain que tout projet concernant le système d’information est obligé de prendre en compte ces éléments qui le guideront dans les choix techniques (et non l’inverse).
Vu de l’extérieur, la révolution numérique semble un bulldozer qui bouscule les organisations, les savoir-faire et en définitive la vie de chacun. Vue de l’intérieur, par les concepteurs-développeurs de ces systèmes, l’implantation d’un SI numérique est toujours fonction des choix organisationnels, sociaux, politiques qu’acceptent les maîtres d’ouvrage.

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