Jivaro Song

Dédicacé à Marion P.V
 
aix tète coupée« Jivaro,
Vide vite mon cerveau
Je t’en prie Jivaro
Réduis ma tête à zéro »
Jivaro Song (J.Clerc-E.Rodas-Gil)
 
Pour faire démarrer un nouveau système d’information, vous allez vider le cerveau de l’ancien système jusqu’à ramener sa tète à zéro comme le dit Julien Clerc.
Une application est un outil qui transmet et transforme des informations. Vous pouvez avoir le meilleur algorithme et le programme le mieux écrit, ils ne servent à rien sans informations d’entrées. Elles existent déjà car la nouvelle application remplace un processus ancien. Celui-ci contenait des données qu’il faut transférer pour que le nouveau système fonctionne.

Le carnet d’adresse

Prenons l’exemple de l’initialisation d’un réseau social (Facebook, tweeter) ? Il pourra remplacer efficacement les lettres, cartes postales, appels téléphoniques que vous utilisiez auparavant pour communiquer avec vos amis et connaissances. Avec lui, vous avez rapidité et traçabilité. Mais pour qu’il remplace les outils précédents, il va falloir transférer le carnet d’adresse que vous teniez auparavant, dans la liste des contacts du réseau social. Tant que cette opération ne est pas achevée, vous devez continuer à utiliser les outils de communication précédents.
Si vous avez déjà un outil de communication moderne, autrement dit une messagerie électronique, Facebook et la plupart de ses collègues vous proposent des outils de transfert automatiques. Si vous étiez resté au carnet d’adresse papier, il vous reste à faire appel à Czi Manuel. L’opération devra être faite avec soin. Si vous orthographiez mal le nom de votre correspondant, le réseau social ne pourra rien pour vous. Mais une fois l’opération terminée, il est rare que vous continuiez à mettre à jour le vieux carnet. Vous avez mis la tête à zéro.

Le référentiel et les données de flux

Pour des systèmes plus riches fonctionnellement qu’un réseau social, vous aurez beaucoup plus de données à transférer.
Celles-ci se décomposent en deux grandes catégories :

  • les données de flux. Ce sont toutes les données qui se créent au fur et à mesure de l’utilisation de l’application, commandes, dossiers des patients pour les médecins ou les hôpitaux, mouvements comptables ou de stocks, prêts des banques, etc ;
  • les données de base, ou de référence, qui constituent les normes du nouveau système. Ces données ne changent pas ou peu, mais elles structurent les flux : les contacts, monnaies, unités de mesure, format des smiley, clients, patients,…

Commençons par les données de flux. Pour éviter d’utiliser simultanément deux systèmes, il faut transférer les données en cours d’utilisation d’un système à un autre. Suivant l’ancienneté et la taille du système précédent, l’opération est plus ou moins difficile. Un jeune médecin qui s’installe n’a aucune difficulté à initier les dossiers de ses clients. Un vieux docteur, blanchi sous le harnais, a plus de difficultés. En réalité il ne le fait jamais complètement. Dans les bons cas, il reprend les coordonnées des patients les plus habituels, ainsi que les dernières ordonnances. Les autres restent dans les fiches cartonnées, rangées dans des classeurs métalliques qui ornent le bureau des assistantes. Jusqu’au moment où le médecin cesse d’ouvrir les classeurs, et où une assistante les jette pour faire de la place.
Il faut donc une stratégie de reprise, qui définisse ce qui doit être mis dans le nouveau système, ce qui peut être abandonné, et entre les deux, ce qui reste dans l’ancien système, et qui nécessite de l’utiliser pendant quelques temps. Une fois, cette stratégie mise en place, il faut effectuer la reprise.
Si la reprise se fait entre deux systèmes numériques, les concepteurs-développeurs constituent des fichiers qu’ils transfèrent d’un système à l’autre. Il est conseillé de contrôler la qualité des fichiers transférés. D’abord parce que c’est le moment ou jamais de le faire, ensuite parce que la mauvaise qualité des données influe sur le résultat. L’adage dit « Garbage in, garbage out » (de la merde en entrée, de la merde en sortie). Le nouveau système est plus performant, plus efficace, plus rapide. Une erreur en entrée aura de ce fait plus de conséquences que l’ancien. Vous avez une liste des fournisseurs dont vous pensez qu’elle est de qualité. Vous décidez de l’utilisez pour le contrôle d’accès dans l’entreprise. Un vigile, appliquant avec rigueur les consignes qui lui ont donné, vous démontrera avec facilité la médiocrité des données reprises : fautes d’orthographe, erreurs ou changements d’adresse (« l’adresse de M.Schmoll  sur sa carte d’identité n’est pas celle qui est dans le fichier»), changements d’identité (« Mlle Eddy est devenue M.Mitchell qui s’est marié et a changé de sexe »), obsolescence (« le patron, M. Moine, est mort depuis quatre ans »). Il faut donc prévoir un circuit de corrections.
Donc même avec des dispositifs automatiques de reprise, il reste du travail pour Czi Manuel. Celui-ci est patient, méticuleux, imperméable aux sollicitations extérieures (collègues qui vont boire un coup ou managers qui discutent dans le couloir). S’il appartient à la génération Y, il a mis ses écouteurs et branché son lecteur MP3. C’est sa ténacité qui permet ensuite au système de fonctionner efficacement.
Passons aux données de base. Pour l’utilisateur lambda, ces données font partie du système. Il les voit dans des menus déroulant sur son écran. Mais il a bien fallu les initier. Derrière chaque menu, il y a une table de données qu’il a fallu créer, contrôler, valider.

Et après

De plus, il faut qu’elles puissent évoluer en fonction des changements de réglementation, ou des nouveaux besoins de l’entreprise. Il faut donc une procédure de mise à jour de ces données. Entre deux systèmes, il arrive souvent que l’on ait oublié les responsables de la gestion de ces données. La répartition des données est plus ou moins simple. Le service des ventes est généralement prêt à s’occuper du fichier client, le service comptable est d’accord pour gérer les monnaies. Mais qui s’occupera des unités de mesure (mètre, litre, kg, pièce, carton) ? Est-ce le service vente, le service achat, ou celui des stocks ?
Progressivement la dévolution de ces fonctions génère une cartographie de l’entreprise. La description du processus définissait le rôle des différents acteurs (voir « Transactions »), la gestion des référentiels définit le pilotage de ces processus, et dessine les enjeux de pouvoirs au sein de l’entreprise. Encore une fois, le SI définit une organisation de la cité. Ce n’est pas lui qui la crée, mais c’est lui qui la fait fonctionner.

Cet article, publié dans developpement, maitrise d'ouvrage, système d'information, est tagué , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

w

Connexion à %s