Querelle de famille

sacrificeL’équipe projet est une petite communauté qui a ses règles (voir diarrhée de papier). Ses membres mangent ensemble à la cantine, organisent des pots, des sorties, des parties de bowling ou de football en commun. Les membres de l’équipe deviennent des amis et plus si affinité. Les mariages, la naissance des enfants sont des cérémonies habituelles et l’occasion de boire frais ensemble, avec ou sans alcool, selon la religion ou les règles à respecter dans les locaux professionnels. En somme c’est une petite famille. Et, comme dans la plupart des familles, les placards se remplissent de cadavres, de querelles rances qui n’ont jamais été résolues. La vie d’un projet est faite d’arbitrages constants. Tous les arbitrages ne sont pas nécessairement équilibrés, et certains peuvent penser qu’ils sont perdants dans cette affaire. Il y a aussi les tire-au-flanc, les opportunistes qui trichent dans les tâches qu’ils doivent mener.
Pour purger ces contentieux, ces fautes, les juifs anciens sacrifiaient un bouc émissaire, les chrétiens célèbrent le sacrifice de leur Dieu lors de la messe comme l’explique René Girard. Dans le monde du SI numérique, les maîtres d’ouvrages, héritiers des évêques chrétiens, font des appels d’offres.

L’appel d’offre

Pour les tenants de la théorie des coûts de transaction, l’observation d ‘un appel d’offre dans le domaine du numérique est une démonstration de la justesse de leur thèse.
Il faut d’abord préparer cet appel d’offre. Pour cela les futurs clients élaborent le cahier des charges définissant leur besoin et le contexte dans lequel il se fait (présentation de l’entreprise, de son système d’information existant et de ses contraintes). Il sera le support principal de la mise en concurrence. Il faut aussi préparer une première version du futur contrat, le règlement de l’appel d’offres, la grille de prix unitaires que l’on souhaite voir utiliser, rechercher les éventuels fournisseurs à consulter, faire une publicité pour s’assurer que tous les prestataires potentiels sont ou courant de ce besoin. Tous ces documents sont élaborés avec le souci de garantir un équilibre entre les futurs concurrents. Il convient d’éviter qu’un concurrent évincé puisse attaquer pour concurrence déloyale.
L’appel d’offre commence, les maîtres d’œuvre élaborent leurs offres, expliquent la solution qu’ils envisagent de construire, les moyens qu’ils prévoient d’apporter pour cette réalisation. Ils peuvent aller jusqu’à fournir les curriculum vitae des futurs membres de l’équipe. Ils peuvent aussi faire une maquette, une première version de l’étude d’architecture. Pour sécuriser le maître d’ouvrage, ils lui présentent les références des projets qu’ils ont déjà faits, pour lui ou pour un autre client.
Ces offres remise au maître d ‘ouvrage, celui-ci doit les compare entre elles. Il doit d’abord vérifier les offres techniques, s’assurer qu’elles répondent totalement au cahier des charges. Ensuite il compare les grilles de prix, ce qui peut supposer quelques équations plus ou moins complexes. Les prestataires potentiels n’ont pas forcement répondu exactement de la même manière, la grille de prix pouvant être influencée par la solution. Il faut aussi interroger les entreprises dont le prestataire a donné les références, éventuellement les rencontrer. Il faut enfin rencontrer les concurrents pour vérifier la bonne compréhension de leur offre, éclaircir les points qui apparaissent encore obscur.
Une fois le maître d’œuvre choisi, et les autres concurrents avertis de leur défaite, il faut préparer la phase projet et d’abord finaliser le contrat. Un contrat maîtrise d’ouvrage/maîtrise d’œuvre est un contrat de gré à gré, c’est à dire un contrat où les deux parties sont censées s’être entendues sur chaque clause. C’est l’heure où entrent en scènes les avocats et juristes, acharnés à défendre l’intérêt de leur entreprise ou leur client. Il faut aussi approfondir la connaissance que le maître d’œuvre doit avoir de l’entreprise existante. Si son intervention se greffe sur un système d’information existant qu’il est censé modifier ou remplacer, il faut former le nouveau prestataire à se système d’information, lui donner les habilitations, lui expliquer le contexte de développement.
Tout cela coûte cher. Entre le temps passé par les uns et les autres à la préparation de l’appel d’offres, à la fabrication des offres, à leur comparaison, à la mise au point des contrats et à l’installation de l’équipe projet, c’est des heures de concepteurs-développeurs passés en rédaction ou en réunion, et le temps c’est de l’argent. Pour peu que vous soyez chez un maître d’ouvrage procédurier et aimant les validations avec triple signatures, c’est rapidement hors de prix.

Incitation

Pourquoi faire cela ? A quoi sert l’appel d’offre ? La théorie économique classique explique qu’il incite le fournisseur à proposer le meilleurs prix pour un produit donné. En même temps, il est aussi censé connaître ses intérêts et proposer un prix qui lui laissera un petit bénéfice. Ne revenons pas sur la difficulté à savoir ce qu’est un bon prix sur un produit complexe.
Remarquons juste que le mécanisme d’incitation fonctionne bien lorsque le produit a été fait avant la mise en concurrence. Le dossier remis pour répondre à l’appel d’offre est souvent bon, et si les responsables du dépouillement font correctement leur travail c’est le meilleur qui est retenu. Mais ce qui compte véritablement c’est ce qui se passe après, lorsque le prestataire réalise vraiment le système d’information pour lequel il a été engagé. Les économistes classiques, qui défendent l’économie de marché ont quelques problèmes avec la notion de temps : avant, après tout cela est la même chose.
Cependant il est difficile de voir en quoi la mise en concurrence peut inciter un prestataire à faire ses meilleurs efforts une fois qu’il est dans la place. Son premier reflexe va d’abord être de se rembourser des frais qu’il a engagé pour répondre à l’appel d’offre.
Les partisans de la théorie des coûts de transaction ont travaillé sur ces sujets et font apparaître :

  • La « malédiction du vainqueur » le gagnant de l’appel d’offre découvre qu’on ne lui a pas tout dit ou que les conditions ont changé ; pendant la réalisation il perd tout l’argent qu’il veut ;
  • La renégociation : le maître d’ouvrage a obtenu un bon prix ; mais pendant la phase de réalisation le maître d’oeuvre s’aperçoit qu’il perd de l’argent ou tout simplement qu’il est en position de force (il serait encore plus couteux de changer de prestataire en cours d’exécution) ; des analyses faites sur d’autres types de contrat (concession de service public), ont montré que le maître d’ouvrage perd systématiquement la renégociation et qu’il aurait eu un meilleurs prix s’il avait accepté un prix plus élevé pendant la phase d’appel d’offre.

Autrement dit, rien ne dit que les prix obtenus et le prestataire choisi soient les meilleurs possibles. C’est la coopération honnête des deux partenaires qui permet au projet d’avancer et donc de limiter les coûts.
Ajoutons que le monde du numérique est un petit univers. Pour un même type de projet les maîtres d’œuvre possibles sont en nombre limité, et le fonctionnement des appels d’offres s’apparente souvent au jeu des chaises musicales. Un prestataire qui gagne un appel d’offres n’a plus les capacités de répondre à l’appel d’offres suivant effectué par un autre maître d’ouvrage, laissant la place a à un de ses concurrents malchanceux (et il n’y a pas nécessairement besoin d’entente pour que la situation fonctionne ainsi).
Rien ne dit donc qu’il n’y aurait pas été moins couteux de s’épargner les coûts de l’appel d’offre et de continuer à travailler avec le même maître d’oeuvre qu’avant.
Mais c’est là que la comparaison avec la messe que célébraient les maîtres d’ouvrage d’antan prend tout son sens. La messe, c’est ce moment où les fidèles demandent à Dieu de pardonner leurs péchés. L’appel d’offres est le moment où les termes du contrat sont remis à plat, et où la négociation permet de repartir sur de nouvelles bases. Chacune des parties confesse ses péchés (les fois où elle a tenté de profiter de l’autre) et accepte l’arrangement qui lui assure la meilleure coopération de son partenaire dans le projet. Même si le contrat devra évoluer, l’appel d’offre a permis de revoir ses bases.
Car un facteur important pour la bonne avancée du projet est la capacité des deux partenaires à coopérer entre eux. C’est indispensable pour permettre au projet d’aller rapidement vers l’objectif final. L’appel d’offre avec toute sa solennité est une purge de tous les conflits, les aigreurs qui ont pu s’accumuler pendant la réalisation du précédent projet.

Bibliographie

René Girard : Des choses cachées depuis la fondation du monde (Grasset 1978)
Stéphane Saussier, Anne Yvrande-Billon : Economie des coûts de transaction (La Découverte-2007)

Cet article, publié dans gouverner, maitrise d'ouvrage, système d'information, est tagué , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

w

Connexion à %s